Organizzare un progetto con Trello

Conosci Trello? Si tratta di un software gratuito nato per semplificare l’organizzazione del lavoro e il flusso delle comunicazioni all’interno di un team, ma è perfetto anche per organizzare un progetto con varie attività che richiedono ordine e pianificazione.

In rete esistono diversi strumenti, ma di Trello mi sono innamorata subito e sto continuando a usarlo in diversi ambiti (cosa che non sempre accade se il software è troppo complicato e non si adatta alle tue esigenze).

Come è fatto e come funziona Trello

È strutturato a tre livelli:

  1. Board: una lavagna vuota che rappresenta il progetto. Le board possono essere private o condivise con un team.
  2. List: rappresenta le fasi di un progetto o le categorie logiche in cui esso è suddiviso.
  3. Card: rappresenta le singole attività.

Le card sono il cuore di Trello, all’interno di ciascuna lista si possono creare tutte le attività necessarie e si può personalizzarle a piacere secondo alcuni parametri:

  • descrizione dettagliata o eventuali informazioni aggiuntive
  • commenti e tag di un componente del team
  • checklist con tanto di stato di avanzamento dell’attività
  • scadenza
  • etichetta colorata personalizzabile
  • allegati

Le card si possono copiare, modificare o trascinare da una lista all’altra con un semplice drag and drop, oppure possono essere archiviate una volta che non serve più averle visibili sulla lavagna.

Qualche esempio di progetto

Ora che ti ho annoiato con questi dettagli tecnici – che però erano necessari per introdurre lo strumento – ti faccio vedere la lavagna che ho utilizzato per organizzare la Comunione:

Organizzazione Trello progetto

Trello si presta benissimo per gestire un progetto, ma anche l’organizzazione di eventi può essere schematizzata e tenuta sotto controllo con pochi click.

Come regalo per la Comunione abbiamo scelto di far vivere a Gabriele un’esperienza piuttosto che comprargli qualcosa di materiale, e così mi sono trovata ad organizzare in gran segreto il viaggio a Legoland!!!  Tra il viaggio, le bomboniere che assembleremo e la festa con i parenti c’era abbastanza materiale da creare una bella lavagna ad hoc.

Un altro modo per usare Trello è organizzare le liste secondo una logica Kanban, suddividendo le fasi in:

  • da fare
  • in corso
  • fatte

e spostando le attività da una lista all’altra man mano che il lavoro procede.

Organizzazione Trello kanban

Perché lo adoro

Il bello di Trello è prima di tutto la semplicità, ma anche l’estrema versatilità: oltre alla libera scelta di lavagne, liste e card, anche le etichette sono personalizzabili e si può assegnare loro il significato che meglio si adatta alle proprie esigenze.

Ad esempio posso decidere di mettere in verde le attività che ho già svolto (come nella board della Comunione) oppure dare un grado di priorità o urgenza (verde=bassa, gialla=media, rossa=alta)

Organizzazione Trello etichette

Una volta che ho assegnato un’etichetta ad un’attività posso filtrare per colore e visualizzare tutte le attività di una certa categoria.

Nel lavoro di team Trello evita lunghi scambi di mail e telefonate e semplifica il flusso delle informazioni se utilizzato con costanza e criterio.

Come ho scritto prima, Trello è gratuito ma esistono delle versioni a pagamento, come Trello Gold e Trello Business Class, che offrono maggiore personalizzazione e integrazione con altri strumenti. Trello è anche un’app.

 

Conoscevi già questo strumento per organizzare i progetti? Fammi sapere se lo trovi utile e per cosa lo usi… sono curiosa!
 
 

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