Kanban in ufficio

In questo periodo in ufficio abbiamo diversi progetti complessi che stanno richiedendo uno sforzo titanico. Per provare a semplificare e avere la situazione maggiormente sotto controllo ho pensato di sperimentare un sistema Kanban, mettendo nero su bianco (anzi, giallo!) le diverse attività. Ecco come.

Cos’è il kanban

Il kanban è una tecnica della Lean Production (Produzione Snella) nata in ambito industriale.

Kan significa “visuale”, Ban significa “segnale”. Il kanban si basa infatti su dei cartellini fisici che contengono le informazioni necessarie e acconsentono la produzione, l’acquisto o la movimentazione dei materiali. L’obiettivo del kanban è di evitare la sovrapproduzione che è lo spreco più impattante sulle performance di un sistema produttivo.

Il kanban è un metodo operativo per far circolare le informazioni in modo sistematizzato all’interno dell’azienda ed eventualmente tra azienda e fornitori eliminando la necessità di sistemi complessi di programmazione della produzione.

Come usarlo in ufficio

Questa metodologia legata prevalentemente all’ambito produttivo si può adattare, con i dovuti accorgimenti, anche al lavoro d’ufficio di moltissime realtà.

Il principio che sta alla base del Kanban è suddividere i lavori (o le attività di un progetto) in tre categorie:

  • lavori in attesa di essere presi in carico (“Da fare“)
  • lavori in corso (“In corso“)
  • lavori completati (“Fatto“)

scrivendoli su post it. Man mano che le attività verranno completate il post it verrà spostato di categoria, fino a che tutto il lavoro sarà nella zona verde quando sarà completato.

L’obiettivo è rappresentare i flussi di lavoro e vedere a colpo d’occhio la situazione delle attività, soprattutto quando ci sono diverse risorse coinvolte in un progetto: la consapevolezza e l’immediatezza di questo sistema aiutano a risparmiare tempo nel chiedere ogni volta con mail, telefonate, presentazioni, “a che punto siamo?”.

Cosa occorre

Gli strumenti da utilizzare sono semplici:

  • tre cartellini/sezioni nei colori rosso, giallo e verde ad indicare i diversi stati delle attività
  • tanti post it per le attività
  • un pennarello
  • una superficie ampia (lavagna, cartellone, armadio, parete) su cui attaccare e spostare i post it

cartellini kanban ufficio

Questo sistema può essere utilizzato da chiunque e in qualsiasi contesto. Se si vuole sapere chi si occupa di svolgere una certa attività si può aggiungere nel post it il dettaglio con la risorsa, altrimenti lo si lascia più minimal. Bisogna ricordare che il kanban non serve per una pianificazione dettagliata di progetto, per cui esistono altri strumenti più adatti e completi, ma serve per visualizzare in maniera veloce e schematica il flusso di attività. Infine, vige sempre la regola del buon senso: se si perde più tempo a scrivere e appicciare foglietti piuttosto che lavorare, capite bene che non serve a nulla, ma se si riesce ad individuare la giusta granularità delle attività i benefici sono concreti.

Vantaggi

Esistono diversi modi, anche elettronici, di mettere in pratica il concetto del Kanban, ma con i post secondo me è il sistema più valido perchè semplice da usare, immediato, facile da modificare, a costo quasi zero [senza tralasciare che scrivere e attaccare i bigliettini è un divertimento impagabile!!!].

esempio kanban ufficio 2Fare attenzione!

Il numero di foglietti in circolazione deve essere controllato da qualcuno che si occupi di dare la giusta cadenza a tutto il sistema perché non si fermi e perché produca ciò che ci si aspetta. Per fare in modo che tutto funzioni a dovere dovranno esserci dei limiti ben stabiliti e delle quantità di lavoro da mettere in circolazione ben pesate e meditate.

Un sistema di foglietti senza dei carichi e dei limiti di lavoro fissati a monte non è un sistema Kanban, proprio come la fotocopia di un biglietto da 5 euro non è un biglietto da 5 euro! Si assomigliano ma non sono la stessa cosa.

Ne avevi mai sentito parlare? Lo hai già sperimentato?

 
 

Web Hosting

 
 

2 thoughts on “Kanban in ufficio

  1. elisabetta Risposta

    E’ la prima volta che ne sento parlare, mi sembra utile, immediato e anche divertente! In certi periodi dell’anno dove il lavoro arriva tutto insieme e tutto URGENTE, può essere un buon modo per organizzare, pianificare ed avere sotto controllo la situazione. Io uso un metodo un po’ più rudimentale: elenco di cose da fare —> riga sopra quando sono fatte 🙂 Eli

    • Mammaalcubo Autore articoloRisposta

      La To do list è sacra anche per me e continuerò ad usarla con devozione nei secoli dei secoli 🙂
      Il sistema kanban è utile quando più persone lavorano ad uno stesso progetto, oppure se hai dei lavori complessi e abbastanza dilazionati nel tempo (altrimenti si fa prima a depennare da una lista).

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *