Come gestire le priorità e riprendere il tuo tempo

Ti capita mai di essere sommersa di attività, impegni, richieste, emergenze, e di fare fatica a districarti? Come fare a gestire le priorità e le urgenze senza essere schiavi del tempo?

Esiste uno strumento organizzativo chiamato matrice di Eisenhower che ci può aiutare proprio a fare una scelta tra le attività che abbiamo da svolgere, distinguendole in base al grado di urgenza ed importanza. Una volta classificati e smistati i nostri impegni nelle diverse categorie, avremo chiara la strategia da seguire e potremo riprenderci il nostro tempo.

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Ma facciamo un passetto indietro.

Chi era Eisenhower e perché è diventato famoso

Dwight Eisenhower è stato Presidente degli Stati Uniti e comandante supremo delle forze alleate in Europa durante la seconda guerra mondiale. Nel tempo libero amava dipingere e giocare a golf. Insomma, una vita ordinaria come le nostre (!) con una produttività da far invidia ai grandi guru dell’organizzazione, tanto da diventare forse più famoso per la sua teoria organizzativa che per le sue vicissitudini storiche.

Durante la sua carriera politica e militare, Eisenhower ha dovuto gestire compiti difficili che richiedevano grande responsabilità e consapevolezza. Così ha ideato un metodo che basato sulla distinzione tra le diverse attività in base ai principi di urgenza e importanza.

Vediamo in cosa consiste.

Urgente o importante?

Le questioni urgenti sono delle attività che vanno svolte immediatamente, solitamente sono oggettive e dipendono da fattori esterni alla nostra volontà. Possono essere ad esempio una risposta tempestiva ad una mail o una telefonata.

Le attività importanti sono quelle rilevanti nel lungo termine e hanno un valore soggettivo: variano da persona a persona e si collocano nei gradini più alti della nostra scala. Le attività importanti dipendono dai risultati che vogliamo raggiungere in campo professionale o personale, sono quelle capaci di accrescere il nostro valore e di condurci ai nostri obiettivi.

Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante

Molto spesso è difficile distinguere le tipologie di attività che dobbiamo svolgere ed il metodo Eisenhower è una guida molto utile in questa prospettiva.

Come gestire le priorità

La matrice di Eisenhower è uno strumento decisionale molto semplice ed efficace. È composta da quattro quadranti, che si ottengono incrociando gli assi dell’urgenza e dell’importanza: ogni quadrante definisce un set di attività e ci indica di conseguenza cosa dobbiamo fare del nostro marasma di impegni. In pratica, invece di creare un’unica lista di attività da svolgere, se collochiamo le attività nel quadrante corretto avremo una linea guida per capire come affrontare la situazione ed imparare a gestire al meglio il nostro tempo.

Le sezioni della matrice sono:

  • Quadrante 1: importante ed urgente. Sono le attività da svolgere subito.
  • Quadrante 2: importante ma non urgente. Sono le attività che possono essere pianificate.
  • Quadrante 3: non importante ma urgente. Sono le attività che è possibile delegare ad altri.
  • Quadrante 4: non importante e non urgente. Sono le attività superflue che possono essere eliminate.

 

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Vediamole in dettaglio.

Quadrante 1: importante ed urgente

Il primo quadrante è quello dell’azione: i compiti che rientrano nel primo quadrante sono quelli importanti ed urgenti, devono quindi essere svolti immediatamente. Priorità massima.

La risposta ad un cliente importante, un intervento in pronto soccorso, il pianto notturno di nostro figlio nel cuore della notte… prova a pensare alla tua quotidianità e ti verranno in mente molti altri esempi di questa tipologia di attività.

Quadrante 2: importante ma non urgente

Questo quadrante è l’area della pianificazione. Le attività presenti nel secondo quadrante sono importanti, ma non urgenti: significa che non abbiamo l’ansia della scadenza imminente e possiamo decidere quando svolgerle, possiamo pianificarle.

La maggior parte del nostro tempo dovrebbe essere idealmente in questo quadrante, perché si riferisce agli obiettivi a lungo termine, ci consente di valutare alternative e compiere delle scelte. Ci permette di liberare la nostra creatività.

Attenzione a non rimanere però nel secondo quadrante a vita: procrastinare e non passare mai veramente all’azione può essere pericoloso tanto quanto agire troppo in fretta!

Quadrante 3: non importante ma urgente

Il terzo quadrante è il più subdolo e, lasciami dire, rognoso. È formato da tutte le attività urgenti ma poco importanti: richieste di informazioni, prenotazioni, compiti con una scadenza ma che non ci portano reali vantaggi personali o lavorativi.

Il modo migliore per venir fuori dal pantano è, per quanto possibile, la delega.

Quadrante 4: non importante e non urgente

Priorità zero. Una volta era lo zapping televisivo, oggi è aggiornare lo stato su Whatsapp, far scorrere a vuoto la timeline Facebook o le stories di Instagram, condividere gattini o articoli curiosi. Le attività del quarto quadrante sono quelle che possono essere tranquillamente eliminate perché inutili, o almeno ridotte per consentirci di recuperare tempo da dedicare alle attività delle prime due sezioni.

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Avevi già sentito parlare della matrice di Eisenhower?

Ho preparato un nuovo planner da stampare dedicato a questo modello per gestire le priorità: puoi scaricarlo nell’area dedicata iscrivendoti qui:

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Se sei già iscritta alla newsletter scarica la matrice, stampala e personalizzala: fai qualche esperimento, usa una matita o dei post it in modo da poterla riciclare più volte. Prova a ripensare alle attività della tua giornata con questa chiave di lettura, assegna le diverse priorità e trova il mix perfetto per riprendere il controllo del tuo tempo. Buon lavoro!

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